Grundlagen der digitalen Archivierung
In wenigen Wochen gelten die strengen Regeln zur digitalen Archivierung.
Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Der Kriterienkatalog für die Archivierung steuerrelevanter
Dokumente und E-Mails ist umfangreich. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wesentlichen
Grundlagen zur digitalen Archivierung.
Übersicht Kritereienkatalog*:
1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
9. Unter bestimmten Voraussetzungen dar die Archivierung auch im Ausland erfolgen.
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Prinzipiell müssen archivierte Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen folgendes sein:
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
9. Unter bestimmten Voraussetzungen dar die Archivierung auch im Ausland erfolgen.
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Prinzipiell müssen archivierte Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen folgendes sein:
- vollständig
- unveränderbar
- jederzeit verfügbar
- sofort lesbar
- maschinell auswertbar
* Quelle: Bitkom.org / Presseinformation