Starten Sie jetzt mit Ihrer digitalen Archivierung.

In wenigen Wochen gelten die strengen Regeln zur digitalen Archivierung.

Ab 31.12.2016 schließen sich alle bisherigen Hintertüren und es gelten die GoBD uneingeschränkt.
Trotz der nun feststehenden Regelungen herrscht dennoch in vielerlei Hinsicht immer noch
Unsicherheit worauf bei der Umsetzung zu achten ist. Hier finden Sie sechs Kurztips mit deren Hilfe
Sie sich auf die neuen Bestimmungen vorbereiten können:

Sechs Kurztipps für die Umsetzung:

Tipp 6. Bewahren Sie alle Dokumente GoBD-konform auf

 

GoBD-konforme Aufbewahrung

Archivieren Sie daher alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und
revisionssicher in einen digitalen Archivierungssystem. Um den Ansprüchen des
Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit
liefert, nötig. Archivieren Sie daher alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform
und revisionssicher in einen digitalen Archivierungssystem.

Wichtig: Eine einfache Ablage von Daten in einem Dateisystem reicht nicht aus.
 


Tipp 5. Beachten Sie die neue Vorschrift zur Verfahrensdokumentation

 

Ein Muss: Die Verfahrensdokumentation

Eine wesentliche Neuerung hinsichtlich der notwendigen Voraussetzung zur Durchführung
der neuen Vorschriften ist die Erstellung der „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrens-
dokumentation müssen Sie genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst,
empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
 


Tipp 4: Archivieren Sie immer elektronisch

 

Elektronische Archivierung

Zusätzlich zu den Belegen aus eigenen DV-Systemen, müssen auch elektronisch empfangene
Handels- und Geschäftsbriefe innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar
sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
 


Tipp 3: Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch

 

Regelmäßige Kontrollen

Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser!
Denken Sie daran, dass die Abgabenordnung (AO) zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften
verlangt, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.
 


Tipp 2: Ermöglichen Sie Nachweise zu jeder Zeit

 

Lückenlose Nachweisbarkeit

Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgt werden können.

Wichtig: Bei Bedarf müssen sie sich rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.
 

Tipp 1: Achten Sie auf Ordnung und Vollständigkeit

 

Ordnung und Vollständigkeit

Achten Sie besonders darauf, Geschäftsvorfälle und die dazugehörigen aufbewahrungspflichtigen
Dokumente und Daten vollständig, ordnungsgemäß und zeitgerecht zu erfassen.
Im Anschluß daran führen Sie eine revisionssichere Archivierung durch.

Achtung: Eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen muss nun zükünftig beachtet werden.