GoBD – Ende der Übergangsfrist 31.12.2016
Revisionssichere E-Mail-Archivierung wird für alle Unternehmen zur Pflicht
Unternehmen sind dazu angehalten ihre geschäftlich relevanten E-Mails und Dokumente
revisionssicher zu archivieren.
Obwohl Vorschriften wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen) schon seit Jahren bestehen, sorgt Ihre Ablösung durch die GoBD
(Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2017 immer noch für Verwirrung.
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten auf bisher wiederkehrende Fragen zum Thema der
digitalen Archivierung.
Einstieg in die rechtskonforme digitale Archivierung !
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die E-Mail-Archivierung wird für alle zur gesetzlichen Pflicht
Das heißt konkret, dass alle Unternehmen, die eine geschäftliche digitale Kommunikation betreiben, z.B. E-Mails senden und empfangen, unabhängig von Größe oder Branche, nun vollumfänglich und ausnahmslos elektronisch archivieren müssen.
Welche konkreten Regelungen umfassen die GoBD?
Anforderungen der Finanzverwaltung
In ihrer aktuellen Fassung beschreiben die GoBD, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an die Buchführung und die steuerrelevante Aufzeichnungen in Unternehmen stellen.
Wirtschafts-und Betriebsprüfer dienen diese Reghelungen als Orientierungsgrundlage für die ordnungsgemäße Archivierung der geschäftsunterlagen. Eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden und empfindliche Strafen durch den Gesetzgeber nach sich ziehen.
Was sind die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
Die GoBD bestimmt verschiedene Aspekte der digitalen Buchführung und legt für IT-gestützte, steuerrelevante Prozesse Vorgaben zur Datensicherheit und Unveränderbarkeit fest.
Zudem werden in dem 37-seitigen Schreiben die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit, Aufzeichnung und Aufbewahrung festgelegt. Damit regeln sie langfristig
die Aufbewahrung bzw. Archivierung von handels-/steuerrechtlich relevanten Dokumenten und Daten in elektronischer Form.
Was muss archiviert werden?
Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen
oder rückgängig gemacht wird.
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie
die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege und
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Beispiele hierfür sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.
Was ist zu tun?
Rechtskonforme Archivierungslösungen implemetieren
Zukünftig müssen Ihre Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu haben,
den Anforderungen der GoBD genügen. Um den Anforderungen des Gesetzgebers gerecht zu werden
ist eine rechtskonforme Archivierungslösung unverzichtbar.
Gerade hinsichtlich der Aufbewahung, Erfassung, Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit, sowie der
Regelungen zum Datenzugriff muss die dabei muss verwendete Software Sicherungen, automatische
Protokollierungs-Möglichkeiten und Zugriffsbegrenzungen enthalten.
Was ist zu beachten?
Überprüfung und Anpassungen kaufmännischer Prozesse
Die neuen Regelungen erfordern die Überprüfung und Anpassung der kaufmännischen Prozesse.
Dies gilt gleichermaßen für Überarbeitung bzw. Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.
Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen
Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle
nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Kassen-
aufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten.
Elektronische Archivierung wird der Papierablage gleichgestellt.
Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege
werden zukünftig nach den gleichen Prinzipien bewertet wie die Ablage in Papierform.
Darüberhinaus müssen steuerlich relevante Dokumente im Original aufbewahrt werden.
Gescannte Papierdokumente können dabei das Original ersetzen - umgekehrt gilt diese jedoch nicht.
Rechnungen, die Sie als PDF-Format erhalten, muss auch als PDF-Format aufbewahrt werden.
Hinzukommt, dass derder Prozess der Papiervernichtung ist in der Verfahrensdokumentation darzustellen ist,
damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.
Gibt es eine Pflicht zur Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist eine wesentliche Voraussetzung
für die Umsetzung der neuen Vorschriften
In der Verfahrensdokumentation ist genau zu beschreiben, wie Belege und Dokumente im
Unternehmen erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Diese soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess
der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.
Ab wann gelten die GoBD?
Ab 01.01.2017 gelte die GoBD vollumfänglich und uneingeschränkt
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten bereits seit
November 2010.
Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger
DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Die Verordnung wurde im November 2014 vom Bundesfinanzministerium
veröffentlicht und ist bereits seit dem 01. Januar 2015 gültig.
Am 31.12.2016 endet nun die Übergangsfrist endgültig.
In Sachen E-Mail-Archivierung wird es keine Hintertüren mehr geben.
Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden.